Τελευταία επικαιροποίηση: 22.01.2024
Περιεχόμενα
- Εισαγωγή
- Υπεύθυνος Επεξεργασίας
- Στοιχεία επικοινωνίας Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων
- Νομική βάση επεξεργασίας
- Σκοποί επεξεργασίας
- Είδη δεδομένων προς επεξεργασία και πηγές συλλογής
- Πρόσβαση στα δεδομένα
- Διαβίβαση σε τρίτες χώρες
- Χρονικό διάστημα διατήρησης των δεδομένων
- Ασφάλεια των δεδομένων
- Δικαιώματα των υποκειμένων
- Επικαιροποίηση
1. Εισαγωγή
Η EΛΠEN ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ Α.Ε. (εφεξής «η EΛΠEN» ή «η εταιρεία μας») θεωρεί το Ανθρώπινο Δυναμικό της ως το σημαντικότερο κεφάλαιό της, επιδιώκοντας μακροχρόνιες και σταθερές συνεργασίες με τους εργαζομένους της.
Η παρούσα Ενημέρωση για την Επεξεργασία των Προσωπικών Δεδομένων Εργαζομένων, Πρώην Εργαζομένων και Υποψηφίων εργαζομένων (εφεξής «η Ενημέρωση») έχει ως στόχο να ενημερώσει τους εργαζόμενους, τους πρώην καθώς και υποψήφιους εργαζόμενους της αναφορικά με τον τρόπο και το σκοπό της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων τους, καθώς και να εξηγήσει τα δικαιώματά τους σχετικά με αυτά τα δεδομένα, λαμβάνοντας υπόψη το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 και τις διατάξεις της οικείας ελληνικής και ευρωενωσιακής νομοθεσίας περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Για τους σκοπούς της Ενημέρωσης, νοούνται ως:
Εργαζόμενοι: όσοι απασχολούνται στην εταιρεία μας υπό οιαδήποτε μορφή απασχόλησης. Υποψήφιοι Εργαζόμενοι: όσοι αποστέλλουν, ηλεκτρονικά ή μη, το βιογραφικό τους σημείωμα ή αίτηση με σκοπό την υπό οιασδήποτε μορφής απασχόληση στην εταιρεία μας.
Πρώην Εργαζόμενοι: όσοι έχουν απασχοληθεί στην εταιρεία μας υπό οιαδήποτε μορφή απασχόλησης, η οποία έχει λήξει ή λυθεί για οιονδήποτε λόγο και ο εργαζόμενος έχει αποχωρήσει από αυτήν.
Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: κάθε ενέργεια που γίνεται και αφορά στα προσωπικά δεδομένα των ως άνω υποκειμένων (και, κατά περίπτωση, συγγενικών τους προσώπων), από την αρχική συλλογή μέχρι την τελική διαγραφή και/ή καταστροφή και αφορά ενδεικτικὠς σε καταχώριση, οργάνωση, αποθήκευση, μεταβολή, ανάκτηση, αναζήτηση πληροφοριών, χρήση, διαβίβαση, διάδοση ή διάθεση, συσχέτιση, περιορισμό κ.λπ. και πραγματοποιείται με ή χωρίς τη χρήση αυτοματοποιημένων μέσων (εφεξής «η Επεξεργασία»).
2. Yπεύθυνος Επεξεργασίας
ΕΛΠΕΝ ΦΑΡΜΑΚΕΥΤΙΚΗ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΑ Α.Ε. - δ.τ. ΕΛΠΕΝ A.E.
Έδρα: Λεωφόρος Μαραθώνος 95, Τ.Κ. 190 09, Πικέρμι Αττικής
Τηλέφωνο: +30 211 1865 000 Email: info@elpen.gr Ιστοσελίδα: www.elpen.gr Γ.Ε.ΜΗ.: 000264601000
3. Στοιχεία επικοινωνίας Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων
Αθηνά Ελευθεριάδου, Λεωφ. Μαραθώνος αρ. 95, Τ.Κ. 190 09, Πικέρμι Αττικής Email: dpo@elpen.gr
4. Νομική βάση επεξεργασίας
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων των εργαζομένων της από την ΕΛΠΕΝ είναι καθόλα σύννομη και στηρίζεται στις προϋποθέσεις που τίθενται από την υφιστάμενη νομοθεσία. Η εταιρεία μας κατ’ αρχήν συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο β’ του ΓΚΠΔ εργαζομένων, πρώην εργαζομένων και υποψήφιων εργαζομένων της, στο βαθμό που η επεξεργασία αυτή είναι απαραίτητη για την εκτέλεση σύμβασης, της οποίας το υποκείμενο των δεδομένων είναι συμβαλλόμενο μέρος ή για να ληφθούν μέτρα, κατ’ αίτηση του υποκειμένου των δεδομένων πριν από τη σύναψη σύμβασης. Επίσης, για σκοπούς διευθέτησης θεμάτων που σχετίζονται με τη λύση της σχέσης εργασίας ή απασχόλησης στην ΕΛΠΕΝ, καθώς και για τη διαχείριση αιτημάτων χορήγησης στοιχείων και πληροφοριών που σχετίζονται με τη λυθείσα εργασιακή σχέση όπως λ.χ. πληροφορίες που ζητούνται από τα ασφαλιστικά ταμεία ή ακόμη και από τον ίδιο τον πρώην εργαζόμενο, πληροφορίες που σχετίζονται με παροχές της εταιρείας, που ενδεχομένως εξακολουθούν να ισχύουν και μετά τη λύση ή λήξη της σχέσης εργασίας.
Επιπλέον, είναι δυνατόν να προβαίνει σε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων απαραίτητη για τη συμμόρφωση της ίδιας της εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας, με έννομη υποχρέωσή της, κατ’ άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο γ’ του ΓΚΠΔ, όπως λ.χ. συμμόρφωση με υποχρεώσεις που πηγάζουν για τον εργοδότη από την εργατική ή την ασφαλιστική νομοθεσία.
Κατά περίπτωση δε, είναι δυνατόν το υποκείμενο των δεδομένων να έχει συναινέσει στην επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς, σύμφωνα με το άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο α’ του ΓΚΠΔ, όπως λ.χ. κατά την οικειοθελή αποστολή του βιογραφικού του σημειώματος στις δημοσιευμένες διευθύνσεις της εταιρείας μας.
Ακόμη, σε ορισμένες περιπτώσεις, η επεξεργασία προσωπικών δεδομένων είναι απαραίτητη για τους σκοπούς των εννόμων συμφερόντων που επιδιώκει η ΕΛΠΕΝ ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατ’ άρθρο 6 παρ. 1 στοιχείο στ᾽ του ΓΚΠΔ, στο μέτρο που σε αυτά εντάσσεται λ.χ. η επιλογή και πρόσληψη του κατάλληλου υποψηφίου για συγκεκριμένη θέση ή η αξιολόγηση των επιδόσεων του εργαζομένου και η ανταπόκριση στις υποχρεώσεις του από τη σύμβαση εργασίας, καθώς και για τη θεμελίωση, υποστήριξη ή άσκηση νομικών αξιώσεων και εταιρικών συμφερόντων της εταιρείας, για σκοπούς εξυπηρέτησης της ομαλής επιχειρησιακής συνέχειας και την άσκηση των δικαιωμάτων της στο πλαίσιο κυρίως του εργατικού και ασφαλιστικού δικαίου.
Αναφορικά με τη συλλογή και επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως δεδομένων που αφορούν την υγεία των εργαζομένων, η ΕΛΠΕΝ προβαίνει σε αυτή, αφενός, όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων της ως υπευθύνου επεξεργασίας ή του εκάστοτε εργαζομένου ως υποκειμένου των δεδομένων, στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας, κατ’ άρθρο 9 παρ. 2 στοιχείο β᾽ του ΓΚΠΔ και αφετέρου, όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη για σκοπούς προληπτικής ή επαγγελματικής ιατρικής (λ.χ. Ν. 3850/2010), εκτίμησης της ικανότητας προς εργασία του εργαζομένου, σύμφωνα με το άρθρο 9 παρ. 2 στοιχείο η᾽ του ΓΚΠΔ.
5. Σκοποί επεξεργασίας
Η κάθε είδους συλλογή και επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εργαζομένων από την ΕΛΠΕΝ γίνεται σύμφωνα με την υφιστάμενη νομοθεσία, σε πλήρη συμμόρφωση με το Γενικό Κανονισμό για την Προστασία Δεδομένων και με απόλυτο σεβασμό στις αρχές που κατά τον νόμο διέπουν την επεξεργασία, με στόχο τη διασφάλιση της ασφάλειας και εμπιστευτικότητας. Η εταιρεία μας συλλέγει και επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα εργαζομένων, όπως αυτά αναλυτικά αναφέρονται παραπάνω, τα οποία προορίζονται για την εξυπηρέτηση συγκεκριμένων σκοπών, πάντοτε στο πλαίσιο της σχέσης εργασίας, πριν, κατά
τη διάρκεια και ενδεχομένως μετά τη λήξη αυτής. Συγκεκριμένα, τέτοιοι σκοποί είναι οι ακόλουθοι:
α. Η λήψη, συλλογή, κατάταξη και εξέταση των βιογραφικών σημειωμάτων και αιτήσεων πρόσληψης υποψηφίων εργαζομένων.
β. Η εν γένει επικοινωνία με τους εργαζομένους.
γ. Η αναζήτηση και επιλογή κατάλληλων υποψήφιων εργαζομένων.
δ. Η κλήση σε συνέντευξη και αξιολόγηση κατά τη συνέντευξη των υποψηφίων εργαζομένων. ε. Η αποστολή προσφοράς εργασίας και λήψη, συλλογή και τήρηση των δικαιολογητικών πρόσληψης των νέων εργαζομένων.
στ. Η σύνταξη, υπογραφή, τήρηση και ο έλεγχος εφαρμογής των συμβάσεων εργασίας. ζ. Η τήρηση αρχείου καρτέλας προσωπικού της εταιρείας.
η. Η επικαιροποίηση και μεταβολή των στοιχείων των εργαζομένων.
θ. Η διαχείριση της μισθοδοσίας, των αδειών και του προγράμματος ομαδικής ασφάλισης των εργαζομένων.
ι. Η διαχείριση ενδεχόμενης λήξης της συνεργασίας με εργαζόμενο.
ια. Η διαχείριση των εκπαιδεύσεων και της αξιολόγησης των εργαζομένων της εταιρείας. ιβ. Η συμμόρφωση με έννομες υποχρεώσεις της εταιρείας ως εργοδότη.
ιγ. Η διαχείριση παροχών προς τους εργαζομένους με απόφαση της εταιρείας. Η ΕΛΠΕΝ προβαίνει στην αξιολόγηση και επιλογή των κατάλληλων υποψηφίων εργαζομένων και στην αξιολόγηση των προσληφθέντων εργαζομένων της, βάσει καθορισμένων κριτηρίων και εμπιστευόμενη τις κρίσεις του προσωπικού της (κατά περίπτωση υπευθύνων), σύμφωνα με τις πολιτικές της, χωρίς να καταφεύγει στην αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων.
ιδ. Η φυσική ασφάλεια των κτηρίων, μηχανημάτων, οχημάτων κι εν γένει περιουσιακών στοιχείων της εταιρείας.
ιε. Η τήρηση ιστορικού αρχείου αναφοράς αφενός προς το σκοπό εξυπηρέτησης άσκησης τυχόν δικαιωμάτων, χορήγησης βεβαιώσεων που σχετίζονται με την απασχόληση και ικανοποίηση αιτημάτων συναφών με την απασχόληση των εργαζομένων ή προηγηθείσα απασχόληση των πρώην εργαζομένων κι αφετέρου προς εκπλήρωση των υποχρεώσεων και προάσπιση των εννόμων συμφερόντων της ΕΛΠΕΝ που απορρέουν από το εκάστοτε ισχύον νομοθετικό και κανονιστικό πλαίσιο, κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης, αλλά και μετά την με οιονδήποτε τρόπο λύση, καταγγελία κι εν γένει λήξη της απασχόλησης των πρώην εργαζομένων.
ιε. Η εξυπηρέτηση της ομαλής επιχειρησιακής λειτουργίας και η προστασία των εμπιστευτικών εταιρικών πληροφοριών και δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας κι ευρεσιτεχνίας. Για το σκοπό αυτό δύναται να υφίσταται παρακολούθηση του εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μετά την καθ᾽ οιονδήποτε τρόπο αποχώρηση του εργαζομένου από την εταιρεία ή κατά την απουσία αυτού λόγω υγείας ή οιασδήποτε άλλης αδείας.
ιστ. Ο εντοπισμός τυχόν παραβιάσεων των εταιρικών διαδικασιών και πολιτικών, απάτης ή εν γένει έκνομης τυχόν δραστηριότητας.
ιζ. Η τεκμηρίωση εταιρικών συναλλαγών.
ιη. Η διερεύνηση περιστατικών ασφαλείας και τυχόν παραβιάσεων προσωπικών δεδομένων και η εν γένει εξασφάλιση της ασφάλειας των πληροφοριακών συστημάτων της εταιρείας.
ιθ. Η διεξαγωγή τακτικών ή μη εκπαιδεύσεων των εργαζομένων.
6. Είδη δεδομένων προς επεξεργασία και πηγές συλλογής τους
Τα προσωπικά δεδομένα που δύνανται να υποβληθούν σε επεξεργασία από την ΕΛΠΕΝ είναι κατ’ αρχήν τα συνήθη δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που ενδέχεται να παρέχουν οι ίδιοι οι υποψήφιοι εργαζόμενοι στην εταιρεία κατά την αίτησή τους για πρόσληψη, συμπεριλαμβανομένων των πληροφοριών που κατά τη διακριτική του ευχέρεια αναγράφει ο εκάστοτε υποψήφιος στο βιογραφικό του σημείωμα. Επιπλέον, στα προσωπικά δεδομένα προς επεξεργασία συμπεριλαμβάνονται και εκείνα που συλλέγει η εταιρεία μας απευθείας από τους εργαζομένους της κατά την πρόσληψη ή/και κατά τη διάρκεια και για τις ανάγκες της σχέσης εργασίας. Στο πλαίσιο αυτό, ενδέχεται να παρέχονται προς την ΕΛΠΕΝ και ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ιδίως δεδομένα που αφορούν την υγεία.
Τα προσωπικά δεδομένα που επεξεργάζεται η ΕΛΠΕΝ ανήκουν κυρίως στις ακόλουθες κατηγορίες, ρητώς δε διευκρινίζεται ότι ενδέχεται να μη σας αφορά το σύνολο των κατωτέρω δεδομένων κι εν γένει πληροφοριών που παρέχονται μέσω της Ενημέρωσης:
Α. Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από το ίδιο το υποκείμενο των δεδομένων, δηλαδή τον εκάστοτε υποψήφιο εργαζόμενο, πριν την πρόσληψή του και κατά την αίτησή του για πρόσληψη από την εταιρεία μας, (ενδέχεται να) είναι: Ονοματεπώνυμο, Ειδικότητα, Διεύθυνση, Τηλέφωνο, E-email, Ημερομηνία γέννησης, Τόπος γέννησης, Εθνικότητα, Υπηκοότητα, Αριθμός Δελτίου Ταυτότητας (ΑΔΤ), Οικογενειακή κατάσταση, Προστατευόμενα μέλη, Στρατιωτικές υποχρεώσεις, Ικανότητα οδήγησης, Άδεια οδήγησης αυτοκινήτου/μοτοσικλέτας, Σπουδές, Γνώση ξένων γλωσσών, Επαγγελματική εμπειρία και Ιστορικό Απασχόλησης, Άδεια εξασκήσεως επαγγέλματος, Συστάσεις, Ατομικό ιατρικό ιστορικό και κάθε άλλη πληροφορία που το ίδιο το υποκείμενο τυχόν αναφέρει στο Βιογραφικό του Σημείωμα.
Β. Τα προσωπικά δεδομένα που συλλέγονται από τον εργαζόμενο κατά τη διαδικασία πρόσληψής του, για την ολοκλήρωση αυτής, αλλά και κατά τη διάρκεια ή μετά τη λήξη της σχέσης εργασίας, επιπλέον των παραπάνω, (ενδέχεται να) είναι: Όνομα πατρός, Όνομα μητρός, Αριθμός Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης (Α.Μ.Κ.Α.), Αριθμός Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.) και Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία (Δ.Ο.Υ.), Δελτίο Ταυτότητας, Δίπλωμα Οδήγησης, Αντίγραφα πτυχίων, Ένσημα προϋπηρεσίας, Κατάσταση ενσήμων από το ΙΚΑ, Βεβαιώσεις προϋπηρεσίας, Εκκαθαριστικό Εφορίας, Αντίγραφο πρόσφατου λογαριασμού ΔΕΚΟ (ΔΕΗ, ΟΤΕ, ΕΥΔΑΠ) ή συμβόλαιο ενοικίου, Αριθμός τραπεζικού λογαριασμού και ΙΒΑΝ, Ιατρικές εξετάσεις (εφόσον απαιτούνται), Αριθμός Μητρώου Εργαζομένου, Θέση εργασίας, Μισθός, Οικογενειακή κατάσταση, Πρόσωπο και τηλέφωνο ανάγκης, Ονοματεπώνυμο συζύγου, Στοιχεία συνοικούντων και συντηρούμενων προσώπων και εξαρτώμενων μελών, στοιχεία αξιολόγησης από τη συμμετοχή σε εκπαιδευτικά προγράμματα (με φυσική παρουσία ή e-learning), δεδομένα εικόνας ή ήχου από μαγνητοσκοπήσεις εκπαιδεύσεων, βεβαιώσεις πιστοποίησης παρακολούθησης σεμιναρίων, συνεδρίων, εκπαιδευτικών προγραμμάτων κ.λπ., φωτογραφία (σε φυσική ή/κι ηλεκτρονική, ψηφιοποιημένη και μη επεξεργάσιμη μορφή).
Περαιτέρω, δεδομένα υγείας (ατομικός φάκελος υγείας, βιομετρικές πληροφορίες και αποτελέσματα μετρήσεων/εξετάσεων που είτε προβλέπονται από το νόμο είτε πραγματοποιούνται στο πλαίσιο δράσεων προαγωγής της υγείας, στις οποίες συμμετείχε προαιρετικά ο εργαζόμενος/απασχολούμενος, στοιχεία αναπηρίας κ.λπ.).
Επίσης, ενδέχεται να γίνεται επεξεργασία σε δεδομένα πρόσβασης στα συστήματα και στα αρχεία της εταιρείας, δεδομένα που έχουν συλλεχθεί μέσω κλειστού κυκλώματος τηλεόρασης από τους χώρους της εταιρείας για την προστασία και ασφάλεια των προσώπων, των υποδομών κι εν γένει της περιουσίας της εταιρείας, καθώς και δεδομένα που προκύπτουν από τη χρήση μέσων επικοινωνίας στο χώρο εργασίας ή σε σχέση με αυτή, όπως η τηλεφωνία και οι λογαριασμοί τηλεφωνίας, το εταιρικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή από τη χρήση του διαδικτύου και άλλες πληροφορίες αποκτηθείσες από ηλεκτρονικά μέσα, όπως κάρτες πρόσβασης στους εταιρικούς χώρους ή ωρομέτρησης, κάρτες καυσίμων, έξοδα εργαζομένων κ.ά., με βάση τις πολιτικές της εταιρείας και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία.
Τέλος, δεδομένα που αφορούν σε ενέργειες που συνιστούν παραβίαση του Κανονισμού της εταιρείας, των αρχών, κωδίκων ή και πολιτικών της εταιρείας μας, και τυχόν πειθαρχικές ποινές που έχουν επιβληθεί, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες εταιρικές διαδικασίες κ.λπ.
Γ. Πριν την πρόσληψη, κατά τη διαδικασία των συνεντεύξεων με τους υποψηφίους εργαζόμενους, και κατά τη διάρκεια της σχέσης εργασίας, οι εργαζόμενοι, όπως και το σύνολο των στελεχών και προϊσταμένων της εταιρείας, υπόκεινται σε αξιολόγηση από τους προϊσταμένους τους, σύμφωνα με την πάγια πολιτική της ΕΛΠΕΝ και την προσήλωσή της στη συνεχή πρόοδο και εξέλιξη. Τα δεδομένα που σχετίζονται με τη διαδικασία της αξιολόγησης περιλαμβάνουν αποκλειστικά γενικές και όχι προσωποποιημένες αναφορές στις επιδόσεις του εργαζομένου (λ.χ. «καλή», «πολύ καλή», «άριστη»).
7. Πρόσβαση στα δεδομένα
Τα προσωπικά δεδομένα εργαζομένων και υποψηφίων εργαζομένων της ΕΛΠΕΝ υφίστανται επεξεργασία από το προσωπικό της Διεύθυνσης Ανθρωπίνου Δυναμικού και το προσωπικό του Τμήματος Λογιστηρίου της εταιρείας μας, τους προϊσταμένους και επικεφαλής του εκάστοτε Τμήματος της εταιρείας, στο οποίο υπάγονται οι εργαζόμενοι, και κατά περίπτωση από τα μέλη της Διοίκησης της εταιρείας.
Επιπλέον, αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων είναι οι δημόσιες υπηρεσίες, αρχές και φορείς, στις οποίες αυτά κοινοποιούνται κατά τα οριζόμενα στην κείμενη νομοθεσία και σύμφωνα με τις αντίστοιχες υποχρεώσεις της ΕΛΠΕΝ ως εργοδότη. Ενδέχεται δε η εταιρεία μας να υποχρεωθεί να κοινοποιήσει σε τρίτα μέρη, όπως κυβερνητικές και δικαστικές αρχές, ορισμένα προσωπικά δεδομένα εργαζομένου της, σύμφωνα πάντοτε με την υφιστάμενη νομοθεσία, καθώς και για τη θεμελίωση, υποστήριξη ή άσκηση νομικών αξιώσεών της έναντι εργαζομένου και την προστασία δικαιωμάτων της από την εργασιακή σχέση.
Ακόμη, η εταιρεία μας ενδέχεται κατά περίπτωση να προχωρήσει στη διαβίβαση προσωπικών δεδομένων εργαζομένων ή πρώην ή υποψηφίων εργαζομένων της σε συνεργαζόμενα τρίτα μέρη, για την οποία (διαβίβαση) όταν απαιτείται λαμβάνει την αντίστοιχη συγκατάθεση από τα υποκείμενα των δεδομένων. Τέτοιοι συνεργάτες ενδέχεται να είναι λ.χ. ασφαλιστική εταιρεία στο πλαίσιο θέσης σε εφαρμογή προγράμματος ομαδικής ασφάλισης των εργαζομένων, δικηγόροι ή δικηγορικές εταιρείες, συμβουλευτικές εταιρείες κ.λπ. Σε κάθε περίπτωση, η ΕΛΠΕΝ και προκειμένου να διασφαλίσει την ύπαρξη κατάλληλων εγγυήσεων για την ασφαλή επεξεργασία των δεδομένων από τα τρίτα μέρη, δεσμεύει τους συνεργάτες με τις αντίστοιχες συμβατικές ρήτρες και, εάν απαιτείται, διενεργεί τους σχετικούς ελέγχους.
8. Διαβίβαση σε τρίτες χώρες
Η επεξεργασία των δεδομένων γίνεται στην Ελλάδα και, σε κάθε περίπτωση, εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Κατά κανόνα, η Εταιρεία μας δε διαβιβάζει δεδομένα σε χώρες εκτός Ε.Ε. Σε περίπτωση που αυτό κατ’ εξαίρεση απαιτηθεί, η ΕΛΠΕΝ τηρεί όλους τους όρους της ασφαλούς διαβίβασης με βάση την υφιστάμενη νομοθεσία και διαβιβάζει τα δεδομένα σε τρίτες χώρες για τις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει αποφασίσει ότι το επίπεδο προστασίας είναι επαρκές (άρθρο 45 ΓΚΠΔ). Εάν η Ευρωπαϊκή Επιτροπή δεν έχει αποφασίσει σχετικώς, η Εταιρεία μας μεταφέρει προσωπικά δεδομένα σε τρίτη χώρα μόνο εφόσον εξασφαλίσει με άλλους τρόπους που προβλέπονται στην υφιστάμενη νομοθεσία ότι το επίπεδο προστασίας είναι επαρκές (όπως λ.χ. είναι η υπογραφή των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, καθώς και με άλλους τρόπους).
9. Χρονικό διάστημα διατήρησης των δεδομένων
Τα προσωπικά δεδομένα των εργαζομένων, υποψηφίων και πρώην εργαζομένων αποθηκεύονται/τηρούνται σε φυσικό, ηλεκτρονικό ή άλλης πρόσφορης μορφής αρχείο και διατηρούνται από την ΕΛΠΕΝ μόνο για όσο χρονικό διάστημα απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού για τον οποίο πραγματοποιήθηκε η συλλογή τους, όπως περιγράφεται και στην Ενημέρωση, με βάση τη φύση τους, τη συμβατική σχέση που διέπει την αποθήκευσή τους και τις σχετικές έννομες υποχρεώσεις της εταιρείας. Τα δεδομένα αυτά διατηρούνται σε κάθε περίπτωση μόνο για εύλογο χρονικό διάστημα και σύμφωνα με την ισχύουσα νομοθεσία και στη συνέχεια διαγράφονται, όταν ο σκοπός της επεξεργασίας τους παύσει να υφίσταται, εκτός εάν υφίσταται λόγος προσωρινής επεξεργασίας για την εκπλήρωση νομικής υποχρέωσης διατήρησης (βάσει λ.χ. της φορολογικής ή ασφαλιστικής νομοθεσίας, στο πλαίσιο δίκης ή και το ειδικότερο νομικό / ρυθμιστικό πλαίσιο που τυχόν διέπει τη λειτουργία της εταιρείας.
Κατά κανόνα η ΕΛΠΕΝ δύναται να διατηρεί τα προσωπικά δεδομένα εργαζομένων, υποψηφίων και πρώην εργαζομένων μέχρι τη συμπλήρωση του κατά το νόμο χρόνου της γενικής παραγραφής των αξιώσεων, δηλαδή μέχρι είκοσι (20) έτη από τη λήξη ή τη με οιονδήποτε τρόπο λύση της σχέσης απασχόλησης. Εάν μέχρι την πάροδο των είκοσι (20) ετών βρίσκονται τυχόν σε εξέλιξη δικαστικές ενέργειες, που αφορούν άμεσα ή έμμεσα τα υποκείμενα των δεδομένων, ο οικείος χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων θα παρατείνεται μέχρι την έκδοση αμετάκλητης δικαστικής απόφασης.
Σε περίπτωση κατά την οποία είναι επιθυμητή η επ’ αόριστον τήρηση από την εταιρεία μας των προσωπικών δεδομένων για την εξυπηρέτηση μελλοντικών αναγκών μετά την πάροδο του οριζόμενου διαστήματος (λ.χ. για την έκδοση βεβαίωσης προϋπηρεσίας), οι πρώην εργαζόμενοι δύνανται, κατόπιν σχετικής αίτησης, να δώσουν εγγράφως τη σχετική ρητή συγκατάθεσή τους.
10. Ασφάλεια προσωπικών δεδομένων
Η ΕΛΠΕΝ καταβάλλει κάθε προσπάθεια προκειμένου να λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ώστε τα προσωπικά δεδομένα των υποκειμένων να διατηρούνται ακέραια, εξασφαλίζοντας το κατάλληλο επίπεδο προστασίας έναντι ενδεχόμενων κινδύνων και θεσπίζοντας διαδικασίες για αντιμετώπιση τυχόν περιστατικών παραβιάσεων. Τα συστήματα κι οι υπηρεσίες επεξεργασίας των δεδομένων ελέγχονται σε μόνιμη βάση, με σκοπό να διασφαλίζεται η κατά το δυνατόν καλύτερη φύλαξή τους και η προστασία τους από την απώλεια, την καταστροφή, τη λανθασμένη χρήση ή/και τη μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
11. Δικαιώματα των εργαζομένων
Στο πλαίσιο της υφιστάμενης νομοθεσίας και ιδιαίτερα του ΓΚΠΔ, οι εργαζόμενοι, καθώς και οι υποψήφιοι ή πρώην εργαζόμενοι διατηρούν τα ακόλουθα δικαιώματα, στο βαθμό που τα δεδομένα τους υφίστανται επεξεργασία από την ΕΛΠΕΝ, για τα οποία σε κάθε περίπτωση δύνανται να επικοινωνούν με την εταιρεία χρησιμοποιώντας τα στοιχεία επικοινωνίας που παρατίθενται κατωτέρω:
1. Να πληροφορηθούν αναφορικά με την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων τους από την εταιρεία μας.
2. Να έχουν πρόσβαση σε αυτά ή να ζητήσουν αντίγραφο αυτών.
3. Να αιτηθούν τη διόρθωση ή συμπλήρωση αυτών των δεδομένων, εφόσον θεωρούν ότι είναι λανθασμένα, ανακριβή ή ελλιπή.
4. Να αιτηθούν τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων τους, όταν τα δεδομένα δεν είναι πλέον απαραίτητα για τον επιδιωκόμενο σκοπό ή τυγχάνουν ενδεχομένως επεξεργασίας με μη σύννομο τρόπο, ή πρέπει να διαγραφούν σε συμμόρφωση με νομική υποχρέωση ή, στην περίπτωση επεξεργασίας των δεδομένων βάσει έννομου συμφέροντος της ΕΛΠΕΝ, εφόσον εναντιώνεστε στην επεξεργασία και δεν συντρέχει υπέρτερο έννομο συμφέρον για την επεξεργασία.
5. Να υποβάλουν ενστάσεις για κάποιους ή όλους τους σκοπούς επεξεργασίας των προσωπικών τους δεδομένων ή να ζητήσουν να περιορισθεί η επεξεργασία τους υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις και στο μέτρο του δυνατού.
6. Να ανακαλέσουν τη συγκατάθεσή τους για τη συλλογή και επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων από την ΕΛΠΕΝ, στο βαθμό που αυτή αποτελεί τη νομική βάση για την επεξεργασία.
7. Να υποβάλουν καταγγελία στην αρμόδια εποπτική αρχή, εν προκειμένω στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, στην ηλεκτρονική διεύθυνση complaints@dpa.gr.
Εάν έχετε ερωτήσεις ή σχόλια σχετικά με την Ενημέρωση ή εάν επιθυμείτε να ασκήσετε κάποιο από τα δικαιώματά σας μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο Εmail: dpo@elpen.gr.
12. Επικαιροποίηση
Η ΕΛΠΕΝ διατηρεί το δικαίωμα να τροποποιήσει ή/και επικαιροποιήσει την Ενημέρωση ανά πάσα στιγμή, όποτε αυτό κρίνεται αναγκαίο. Σε περίπτωση επικαιροποίησης ή/και ουσιαστικών αλλαγών, η Ενημέρωση θα κοινοποιηθεί στους ενδιαφερόμενους, κατά τον τρόπο που η εταιρεία μας κρίνει πρόσφορο και αποτελεσματικότερο, πάντοτε με γνώμονα τη διασφάλιση της εμπεριστατωμένης και σαφούς προηγούμενης ενημέρωσης των υποκειμένων ή/και τη λήψη της συγκατάθεσής τους. όπου απαιτείται, ενώ θα τροποποιηθεί αντίστοιχα η ημερομηνία τελευταίας επικαιροποίησης της παρούσας.